Conafor

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Conafor optimiza la interacción a distancia y reduce costos gracias al uso de equipos de videoconferencia de Polycom

Actualmente, cuenta con una Oficina Central en Guadalajara, Jalisco, así como con Oficinas Estatales en los 32 Estados de la República Mexicana, y alrededor de 4 mil empleados distribuidos en todas sus sedes.

La Comisión Nacional Forestal -Conafor- es un Organismo Público Descentralizado, creado por decreto presidencial el 4 de abril de 2001, cuyo objetivo es desarrollar, favorecer e impulsar las actividades productivas, de conservación y restauración en materia forestal, así como participar en la formulación de los planes, programas, y en la aplicación de la política de desarrollo forestal sustentable.

Originalmente, la Conafor fue creada dividiendo al país en 13 regiones. Bajo ese esquema se generó igual número de Cabeceras Regionales ubicadas en diferentes Estados de la República. En ese entonces, se contaba con una red con 14 nodos, de los cuales el nodo central se ubicaba en las oficinas centrales y los 13 adicionales en las cabeceras regionales.

Desde hace aproximadamente año y medio se cambió la figura de cabeceras cegionales por la de Gerencias Estatales. Este nuevo esquema trajo consigo una nueva dinámica que generaba muchos más viajes para solucionar problemas o tomar decisiones, pues se habían sumado a la estructura del organismo 19 oficinas más. En consecuencia, la red se extendió hacia los 32 Estados de la República.

Aunque Conafor contaba con un sistema de audioconferencias, a través de tecnología IP, esta situación llevó a la Gerencia de Informática a buscar una solución tecnológica que optimizara la interacción al interior del organismo. Se planteó al proveedor que les ofrece el servicio de red la posibilidad de tener sobre la misma infraestructura el servicio de videoconferencia. Para lograrlo, básicamente se aumentó el ancho de banda y se instaló el equipo adecuado de videoconferencias en las puntas, que en este caso fue el equipo de Polycom.

LA IMPLEMENTACIÓN

El proceso de implementación lo operó directamente el proveedor del servicio de red, el cual entregó los enlaces y realizó una breve capacitación a los usuarios de cada una de las Oficinas Estatales. En la oficina central se contó permanentemente con asesoría y apoyo en línea por parte de Polycom. “Vía remota, el ingeniero de Polycom ofreció una introducción sobre administración del sistema, realización de conferencias simultáneas y resolución de problemáticas, entre otros temas”, destaca Luis E. Vázquez Lecanda, Gerente de Informática de la Comisión Nacional Forestal.

En las oficinas centrales de Conafor, así como en las oficinas del Distrito Federal, están instalados los equipos de videoconferencia Polycom HDX 7000; en tanto, las Oficinas Estatales cuentan con los equipos Polycom HDX 6000. Asimismo, otros sistemas Polycom que fueron integrados se conforman por la Plataforma RMX 2000 y la solución Converged Management Application (CMA) 4000.

¿POR QUÉ POLYCOM?

Si bien la Gerencia de Informática de Conafor planteó la necesidad de contar con un sistema de videoconferencia, fue el proveedor de servicio de red el que tomó la decisión de instalar los equipos de Polycom. Sin embargo, los responsables del área de sistemas sabían que contaban con una solución robusta ya que tenían conocimiento de la empresa y las tecnologías que ofrece.

La selección se hizo tomando en consideración dos elementos clave: soporte y costos. Se evaluaron por lo menos dos opciones, Tandberg y Polycom, y se hizo una valoración sobre cuál era la que más se ajusta al proyecto. Para la decisión final influyó por un lado la parte de soporte, y por el otro la parte comercial y de costos.

Asimismo, CONAFOR buscaba un modelo de puerto extendido que proporcionara mantenimiento y servicio similares al que provee, que cumpliera con los requerimientos necesarios para contar con una red de 32 nodos, que fuera escalable, que aprovechara el ancho de banda, y que la administración fuera fácilmente manejable.

Su empresa integradora instaló 32 salas de videoconferencia, una en cada delegación de Conafor, además de dos nodos principales ubicados en Guadalajara, sede de las oficinas centrales, y en el Distrito Federal.

CONAFOR, necesitaba maximizar sus recursos por lo que finalmente evaluaron soluciones que van más allá de una tendencia tecnológica, precisaban tener equipos que cubrieran todos sus requerimientos, y eso fue lo que le ofreció Polycom.

EL USO ACTUAL

Conafor tiene instalados equipos de videoconferencia en sus 32 oficinas estatales. Diariamente se realizan videoconferencias entre dos o más de dos áreas. Asimismo, el estimado de usuarios diario en promedio es de más de 70 personas.

Este año en particular, el uso del sistema ha sido fundamental dada la altísima problemática de incendios forestales presentados a principios del mismo. Coahuila tuvo una conflagración de incendios muy fuerte y con apoyo de la videoconferencia todos los involucrados pudieron estar en contacto permanente para solucionar el problema.

Desde cualquier ubicación, el Director General de Conafor pudo dar seguimiento más cercano al tener comunicación vía remota, en tiempo real, con todos los que trabajaban en Coahuila para controlar la situación.

Además, con el inicio de la temporada de vacaciones por la Semana Santa, Conafor tuvo la posibilidad de enviar mensajes preventivos a todas las gerencias estatales para advertir a los vacacionistas y paseantes sobre los peligros y el cuidado que debían tener con respecto a los incendios generados en las áreas boscosas.

“Tenemos realmente pocos meses operando el sistema de videoconferencias y estamos muy contentos ya que se le está sacando el máximo provecho porque se está utilizando prácticamente a diario. Todos los días tenemos 1, 2 y hasta 3 videoconferencias”, menciona Vázquez Lecanda.

LOS BENEFICIOS

Los beneficios han sido evidentes rápidamente. Se ha cumplido con el objetivo principal que consistía en reducir los viajes de trabajo. Por otra parte, la interacción entre los usuarios se ha fortalecido, pues la coordinación de gerencias estatales tiene ahora mucho más contacto con cada una de estas áreas a través del sistema de videoconferencia. Y gracias a que se ha logrado acortar las distancias y tener reuniones como si fueran presenciales, la toma de decisiones es más rápida, ágil y eficiente.

Inicialmente, la integración de la videoconferencia en Conafor fue planteada con el fin de reducir viajes, costos y optimizar la interacción que se tenía vía audioconferencia. Pero los beneficios han ido más lejos aún, extendiéndose hacia otras áreas como, por ejemplo, de recursos humanos y de capacitación. Una de las aplicaciones o funciones que sin planeación alguna fueron encontrando en el camino y ha sido de mucha utilidad, es el proceso de selección de personal.

Para el área de Recursos Humanos este procedimiento implica una serie de entrevistas que deben realizarse desde el área central de Conafor, en Guadalajara.

Anteriormente, éstas se hacían vía telefónica cuando el candidato a ocupar un puesto se encontraba en otro estado. “Hoy este proceso se está haciendo vía videoconferencia, lo cual es muy importante para Recursos Humanos porque los símbolos, la expresión, la postura de los candidatos y cómo se comportan, son elementos clave para una entrevista. Ahora contamos con un nuevo recurso que nos permite tener a la vista a las personas”, señala el Gerente de Informática.

Conafor ha utilizado este sistema para capacitación de funcionarios de toda la república, evitando con ello desplazamientos y gastos. Inclusive con capacitadores externos que también expresaron su beneplácito con este sistema.

El sistema de videoconferencia ha generado en Conafor mayores expectativas en cuanto a su uso y el amplio rango de aplicaciones y funciones que se pueden poner en marcha. Una de ellas es la posibilidad a futuro de poder interconectarse con otros sistemas instalados, no sólo de otras instituciones mexicanas, sino también de otros países.

Los responsables del área de informática consideran que los equipos de Polycom han sido amigables en su uso ya que los usuarios han aprendido rápidamente a manejar el sistema. Al mismo tiempo se han percatado de la necesidad de hacer mejoras en sus instalaciones físicas para ubicar mejor los equipos o contar con mejor iluminación y acústica.

Por otro lado, el uso de la videoconferencia está creando al interior del organismo una nueva cultura que ha implicado enseñarles a los usuarios a darle el uso adecuado, bajo criterios que les permitan determinar qué temas deben ser tratados telefónicamente y cuáles vía videoconferencia.

A FUTURO

El sistema de videoconferencia ha generado en Conafor mayores expectativas en cuanto a su uso y el amplio rango de aplicaciones y funciones que se pueden poner en marcha. Una de ellas es la posibilidad a futuro de poder interconectarse con otros sistemas instalados, no sólo de otras instituciones mexicanas, sino también de otros países.

Los responsables del área de informática consideran que los equipos de Polycom han sido amigables en su uso ya que los usuarios han aprendido rápidamente a manejar el sistema. Al mismo tiempo se han percatado de la necesidad de hacer mejoras en sus instalaciones físicas para ubicar mejor los equipos o contar con mejor iluminación y acústica.

Por otro lado, el uso de la videoconferencia está creando al interior del organismo una nueva cultura que ha implicado enseñarles a los usuarios a darle el uso adecuado, bajo criterios que les permitan determinar qué temas deben ser tratados telefónicamente y cuáles vía videoconferencia.

 


Resultados y beneficios:

  • Permitió la interacción y colaboración a distancia.
  • Se redujo el costo de operación al disminuir viajes.
  • Incrementó la eficiencia en el manejo de situaciones de contingencia.
  • Posibilitó la generación de decisiones rápidas y
    oportunas.
  • Extendió beneficios al área de Recursos Humanos y de capacitación.